Введення
Автоматизація супроводжує людське суспільство з моменту його зародження, вона внутрішньо властива його розвитку. У методології її визначають як заміщення процесів людської діяльності процесами технічних пристроїв. З кожним новим відкриттям людина знімала з себе чергову "обов'язок" і перекладав її на підручні засоби, на тваринах, потім на машини. З'явився комп'ютер, і людині так захотілося і свою головну функцію перекласти на машину, що навіть суперечки розгорілися: чи може комп'ютер думати? Однак процес пізнання не можна перекласти на машину, оскільки саме він спрямовує розвиток. Якщо пізнавати будуть машини, то й розвиватися будуть вони, а не людина. Імператив розвитку передбачає, що спочатку людина повинна пізнати процес і тільки потім він зможе перекласти його реалізацію на машини. Неможливо автоматизувати жоден процес, поки не отримані знання про те, як, а головне, чому його здійснює людина. Автоматизація йде слідом за знанням, але ніколи не передує йому. Крім того, потрібно розуміти, що автоматизація - не самоціль. Вона повинна служити певним цілям. Російським фірмам вона необхідна, але, як і у всякій справі, голова повинна бути на місці. Інакше автоматизація перетвориться на бардак і безлад, і толку від неї не буде.
Очевидно, що автоматизація "бардаку", не потрібна. Питання треба ставити так: як змінити технологію управління фірмою, щоб вирішити завдання виживання підприємства, або завдання поліпшення фінансових показників, або завдання побудови стратегічно сталого підприємства, або завдання контролю над підприємством з боку власників. Поставивши питання таким чином, розумієш, що без оперативної і достовірної інформації вирішити його неможливо. А звідки береться ця інформація - з системи, або збирається вручну - це вже питання в якомусь сенсі другорядне. Тому важливо, з чиєї позиції розглядаються результати автоматизації. Якщо завданням автоматизації є підвищення керованості, то, як правило, толк від автоматизації є!
Використання ЕОМ при управлінні підприємством як об'єктивна необхідність
Для розвитку фірми необхідно створити певну структуру, щоб упорядкувати її діяльність, інакше при стрімких темпах зростання через деякий час може наступити «хаос». Якусь структуру, ймовірно, можна було б створити і за допомогою службових інструкцій та навчання персоналу, але тоді в період розвитку ці інструкції довелося б постійно переписувати, а зміна персоналу звела б нанівець усі зусилля. Тому краще, якщо структура буде закладена в автоматизованій системі, яка буде мати можливість розвиватися разом з фірмою. Тоді нові співробітники, приходячи на фірму, мимоволі будуть адаптуватися до існуючої системи. Такий погляд на автоматизацію виявляє основне її властивість: сприяти систематизації праці персоналу на підприємстві.
Багато керівників підприємств, які поставили своїм співробітникам завдання впровадити засоби автоматизації на фірмі, швидше за все, приведуть інші аргументи: налагодити облік, полегшити роботу персоналу, скоротити час на підготовку звітності і т. п. Однак легко показати, що всі зазначені завдання зводяться до однієї - систематизувати працю на підприємстві. При уявній простоті це найскладніше завдання для будь-якого підприємства, і тим більше нового, яке взаємодіє з такими ж "новачками". Нерідко трапляється, що керівництво, не зумівши організувати працю на підприємстві, сподівається, що впровадження автоматизації забезпечить вирішення цього завдання. У більшості випадків такі надії не збуваються. Образно висловлюючись, автоматизація - це система з позитивним зворотним зв'язком: хто працював добре, буде працювати краще, хто працював погано, буде працювати, якщо не гірше, то в усякому разі не краще. Тому керівнику, у якого виникло бажання впровадити автоматизацію, необхідно відповісти на перше питання: "Чому в мене виникло таке бажання?" Часто передумовою автоматизації служать скарги співробітників бухгалтерії на те, що вони "зашиваються", або складських працівників, які виписують накладних більше, ніж є товару на складі. Такі скарги породжують природне прагнення "розшити вузькі місця" за допомогою комп'ютера і при цьому дешевше. Пішовши таким шляхом, керівництво через деякий час дізнається, що більшість проблем залишилося. За допомогою комп'ютера люди стали працювати швидше, але в принципі мало що змінилося, тому що проблема була не стільки в діяльності окремих співробітників, скільки в забезпеченні їх взаємодії.
Тут необхідно згадати про базисних властивості систем: система, що організує взаємодію своїх елементів, навіть без використання технічних засобів, здатна сама виявляти і відчужувати елемент, що не відповідає її цільової функції. Якщо, наприклад, на добре працюючому підприємстві з приходом на склад нового співробітника почали пропадати накладні або виявлятися недостачі товару, керівникові недовго доведеться роздумувати, в чому причина. Але якщо на підприємстві на різних ділянках спорадично виникають проблеми, то керівництву важко кого-небудь звинувачувати, тому що в даному випадку причина не стільки в недбайливості окремих співробітників, скільки у відсутності систематизації праці, і вина за це покладається тільки на керівництво. Розуміння цього породило в цивілізованому світі цілий клас менеджерів, тобто організаторів трудового процесу. Ми ж тільки зараз впроваджується в простір самоорганізованого взаємообумовлені взаємодії. Через відсутність необхідних знань і досвіду сум'яття в умах природним чином породжує сум'яття в термінах, і в результаті продавця називають менеджером, магазин - складом, а програму, вирішальну одну задачку, - системою.
Рано чи пізно з'являється усвідомлення необхідності приділяти спеціальну увагу організації праці на підприємстві. Приходить розуміння того, що менеджер не бере участі в процесі виробництва (торгівля - це теж виробництво послуг з продажу товару), а організовує цей процес. І от коли необхідне розуміння реалізувалося на підприємстві в конкретні рішення і з'явилися менеджери в істинному розумінні цього слова, починається осмислена діяльність керівництва, спрямована на систематизацію праці. Виникає необхідність автоматизувати не окремі робочі місця, а технологічні ланцюжки, після чого постає питання про автоматизацію діяльності всієї фірми. Наївно при цьому думати, що по всьому офісу будуть бігати спритні роботи і робити всю роботу, а співробітники - з розчуленням за ними спостерігати. На жаль, зі схожими уявленнями про автоматизоване офісі іноді доводиться зустрічатися. Тут знову відбувається плутанина в термінах: намальована картинка з роботами відповідає автоматичному, а не автоматизованого офісу. Автоматизована система допомагає людині виконувати операції, а не виконує їх за нього. Головне при створенні систем такого роду - визначити, на яких етапах технологічного процесу повинен прийняти рішення людина-оператор. Для цього необхідно чітко уявляти весь технологічний процес, потім слід організувати працю людей у відповідностей з даними знанням і вже після всього можна думати про автоматизацію. Персонал повинен знати: звідки і в якому вигляді він отримує початкові умови для здійснення операції; алгоритм або спосіб здійснення своєї операції; який результат і в якому вигляді він повинен отримати; кому і що передати при завершенні цієї операції. Здавалося б, чого простіше ... Однак все це просто зрозуміти, коли мова йде про конвеєрі і робітникові необхідно загорнути одну гайку, яка у нього під рукою. У системах організаційного управління все трохи складніше.
Готовність підприємства до використання автоматизованої системи управління
Коли результат однієї операції однозначно визначає початкові умови наступної операції, то операція лінійна, для людини ж вона представляється рутинної. Наприклад, один співробітник виписав накладну клієнту для отримання товару, а інший повинен на складі видати товар за цієї накладної. Потім співробітник в бухгалтерії зобов'язаний врахувати витрата даного товару з даного складу даного клієнта. Ця операція тривіальна, коли вона однозначна. Якщо ж однозначність відсутня (як це буває у реальному житті), то необхідно визначити точки прийняття рішення і відповідальність за прийняте рішення. Якщо не торкатися перспектив використання в цих точках інтелектуальних систем, то в загальному випадку відповідальність за прийняте рішення лежить на людині. Подивимося на прикладі, де людині необхідно приймати рішення або, що, загалом, одне і те ж, нести відповідальність.
1. Співробітник виписав накладну клієнту, який не оплатив товар.
2. Накладна виписана на товар, якого немає на складі.
3. Накладна виписана на кількість товару, яке перевищує її наявність.
4. Накладна виписана не на той товар, який замовив і оплатив клієнт (інший артикул, наприклад).
5. Клієнт не прийшов на склад за товаром за виписаною накладної.
6. Клієнт відмовився отримувати товар або його частину з-за виявлених дефектів.
7. На прохання клієнта на складі йому замість товару, зазначеного в накладній, видали інший товар, до того ж відрізняється за ціною.
8. Клієнт втратив накладну по дорозі на склад.
9. Комірник неправильно оприбуткував товар за кількістю та номенклатурою.
10. Комірник викрав або вкрив товар.
11. Комірник помилився при відпустці товару.
12. Комірник втратив накладні.
Тут перераховані далеко не всі можливі ситуації в цій простій ланцюжку операцій. Нестандартні ситуації тягнуть за собою втрати часу або грошей. Скорочуючи час на їх вирішення, або запобігаючи їх, ми заощаджуємо гроші. Однак нам нічого буде економити, якщо персонал не буде знати, як відпрацьовувати стандартні ситуації, а тим більш нестандартні.
Якщо персонал це знає, то незалежно від використання засобів автоматизації на підприємстві працю систематизований. У такому випадку навіть використання автономних засобів автоматизації принесе відчутний результат. Для подібних підприємств легко створювати АСУ, біда тільки в тому, що таких підприємств вкрай мало. Більшість підприємств характеризується тією чи іншою ентропією. Тому перш ніж почати автоматизацію, слід оцінити ступінь систематизації праці на підприємстві і, наскільки це вдасться, звести працю окремих людей у систему.
Організацією праці на підприємстві покликані займатися менеджери. Крім загального знання про технологічні процеси, вони мають конкретний досвід роботи на даному підприємстві, так як саме їм доводиться вирішувати нестандартні ситуації. Ідеальний варіант, коли на підприємстві один менеджер і він же - директор (та до того ж і власник). Тоді йому досить ділового набору Microsoft під Windows і пакету елементарних програм для співробітників. На жаль, такий ідеальний варіант може бути реалізований тільки в дуже маленькій фірмі з тлумачним і енергійним власником. Однак у більшості ж випадків власникові-індивідуальним або колективним - доводиться організовувати працю на підприємстві із залученням менеджерів за наймом.
Лемма *. Якщо на підприємстві більше одного менеджера, то їх більше двох, адже двом потрібен третій, щоб розділити сфери відповідальності. Так на підприємстві виникає структура системи управління. Навіть у найпростішому випадку ми отримуємо трирівневу ієрархічну систему управління.
Припустимо, що в якийсь момент на підприємстві створена оптимальна система управління (мова йде про "живу", людської, а не про автоматизовану систему управління). Зрозуміло, що підприємство не зможе як завгодно довго жити з цією системою управління, оскільки зовнішні умови безперервно змінюються, і ці зміни мають відображатися в системі. Тому необхідні кошти підтримки системи та забезпечення її розвитку без втрати властивостей системності.
На жаль, засоби підтримання системи управління, коли вони включені в саму систему, мають тенденцію зі зростанням числа елементів системи породжувати побічні інформаційні потоки, які з часом здатні придушити основні. Цей процес веде до деградації організації. Спробуємо показати, якою є його зв'язок з проблемою автоматизації. Почнемо з останнього етапу розвитку організації, коли система організаційного управління практично придушила виробничі структури і починається процес деградації. Може здатися, що саме в цей момент необхідно ставити питання про впровадження системи автоматизації на підприємстві. Так як обсяг інформації став надзвичайно великий і без допомоги комп'ютерів його не обробити, то необхідно запрошувати команду "автоматизаторів", які досліджують інформаційні потоки, направлять їх до комп'ютерні "русла", "обвяжут" мережами, та довідки та зведення будуть вилітати на столи керівників , як газетні листи з друкарського верстата. Наш же досвід показує, що в такій ситуації ніяка автоматизація не допоможе. Хто буде ставити завдання "автоматизаторам"? Ті ж менеджери і керівники відділів, які захлинаються в потоці інформації. Але коли починається обстеження їх діяльності, то з'ясовується, що їх робота полягає у перевірці результатів попередньої операції або їх інтерпретації для вищого контролюючого ланки. Подібні ланки в системі багаторазово дублюють вихідну інформацію і, отже, породжують обвальні інформаційні потоки. Але вони ніколи не зізнаються в цьому і будуть запевняти в абсолютній необхідності і складності їх праці.
Тепер припустимо, що молода фірма, тільки що набрала співробітників (та й то не всіх), вирішила одразу оснастили за вищим класом, а вже потім думати, що і як вона буде робити. Така ситуація зустрічається не так уже й рідко. І в цьому випадку витрати на автоматизацію не приводять до оптимального результату. Формування "живої" системи вимагає певного часу і зусиль конкретних людей з їх особистим досвідом і знаннями. Сам процес формування системи носить відбиток особистостей, в ньому беруть участь, і тому суперечливий. У загальному випадку для такої фірми рано створювати систему автоматизації. З великим ступенем імовірності через деякий час дана система перестане бути адекватною "живої" системі, яка неминуче сформується, якщо фірма буде ефективно працювати. Отже, як завжди, істина лежить посередині. Фірма готова до автоматизації, коли діяльність окремих елементів в її "живий" системі починає стабілізуватися: напрямок визначено, склад менеджерів мінімальний, але функціонально повний, показники діяльності фірми стабільно ростуть. Тепер перед керівництвом фірми постає питання: «Створювати самим або замовити на стороні систему автоматизації фірми?».
Переваги розробки автоматизованої системи управління спеціалізованої фірмою
У більшості випадків доцільно замовляти систему на стороні, а не створювати власний підрозділ розробників. Чому так відбувається, розглянемо нижче.
Нерідко трапляється так, що керівництво наймає "навколокомп'ютерні хлопчика", який приносить купу дискет, на яких записано безліч "неофіційно" отриманих пакетів програм (від редакторів текстів до пакетів тривимірної графіки). Після цього встановлюють на комп'ютери весь цей купу програм, який вінчає легально придбана бухгалтерська програма, наприклад "Фінанси без проблем". Тепер можна сказати, що офіс комп'ютеризований. Бог в поміч такому керівнику та процвітання її фірмі!
Але буває й інший підхід. Керівник дає оголошення, що візьме на роботу людей, що вміють те-то і те-то, і такі люди знаходяться. Перед ними ставиться завдання створити автоматизовану систему для управління підприємством ... гарну, дуже гарну, найкращу. Не виключено, що це буде "нове вбрання короля". Більше того, нерідко так і буває. Але припустимо, що система вийшла на славу. Так могло вийти, тільки якщо в процесі роботи склався дружний творчий колектив. Але робота у даного замовника закінчилася. Що належить такому колективу розробників, невже його діяльність обмежиться внесенням епізодичних поліпшень у створене виріб? Швидше за все, розробники попрощаються з замовником і будуть створювати аналогічні вироби для інших. А з чим же залишиться наш замовник? Так як робота провадилася його персоналом, то ніяких гарантійних зобов'язань по цій роботі у нього не залишилося. З усіма побажаннями про доробки йому доведеться звертатися до самостійного колективу і, як мовиться, за окрему плату. Слід висновок, що, пішовши шляхом самостійної розробки, до того ж при дуже малу ймовірність хорошого результату, замовник отримує те, від чого хотів піти.
Коротко позначимо основні переваги зовнішнього розробника, які властиві йому за визначенням.
Професіоналізм. Зовнішній розробник інтегрує не тільки досвід багатьох розробок, але й багатьох "живих" систем, які йому довелося автоматизувати.
Реалізм. Розробник повинен чітко уявляти ступінь реалізованості завдання, тим самим оберігаючи замовника від невиправданих витрат фінансів та / або часу на нереалізовані проекти. Це, на наш погляд, найважливіше перевагу.
Відповідальність. Зовнішній розробник несе перед замовником юридичну і фінансову відповідальність за розробку в повному обсязі (на відміну від власного розробника).
Економічна доцільність. Розробку системи може виконати тільки підготовлений колектив, що має концептуальні, інструментальні та технологічні напрацювання. На оснащення, обкатку і напрацювання всього цього потрібно чимало часу і коштів. Тому при відносно невеликих планованих терміни (до двох років) на цю роботу і разовому її характері на даному підприємстві розробка зовнішнім виконавцем буде коштувати дешевше, ніж власним. У деяких випадках можуть бути варіанти, але це потребує детального аналізу.
До створення своїх колективів розробників зазвичай тяжіють ті фірми, які самі спеціалізуються у цій чи близьких областях. Збираючи чи запрошуючи до себе колектив розробників, фірми найчастіше мають на увазі, що, виконавши роботу для них, цей колектив згодом створить ринковий продукт, який окупить розробку і збереже колектив для подальших удосконалень створеної програми. Звичайно, резон у такому підході є, і існують приклади успішної його реалізації. Проте в загальному випадку стимули у колективу, який знаходиться на постійному зарплаті в організації, набагато менш сильні, ніж у фірми, залученої для виконання конкретної роботи за конкретне винагороду. Є ще один психологічний момент, пов'язаний з розробкою, виконаною власним колективом. Після того як робота виконана і її почали використовувати на підприємстві, база даних системи починає дуже швидко наситилися інформацією. Якщо концепція і засоби розробки були обрані неправильно, то це веде до стрімкого падіння ефективності її застосування. Керівництво в цьому випадку вимагає її доопрацювання, навіть коли воно вже розуміє, що неправильна сама концепція системи. Занадто важко прийняти рішення про створення або придбання нової розробки і тим самим визнати свою колишню помилку.
Автоматизація обліку або облік на базі автоматизації?
Головна мета і до того ж перший результат системної автоматизації в галузі організаційного управління - це нормальний облік.
Основне призначення обліку - сформувати базис даних про стан підприємства. При цьому мова йде не лише про облік товарів, а й про стан всіх даних, які характеризують підприємство (кількість товару на складі, в дорозі, скільки товару замовлено, оплачено, виписано, дозволено до відпуску, скільки відпущено, відпущено в кредит, за готівкову оплату , скільки повернуто з рекламацій і т. д.). І цей далеко не повний перелік відноситься до товарів, адже є ще основні засоби, "малоцен-ка", виробничі запаси, договірні відносини із зобов'язаннями, відносини з персоналом, з представниками бюджету, приватні відносини керівника фірми. Усі аспекти виробничої діяльності, як у дзеркалі, знаходять відображення (хоча деколи своєрідне) в бухгалтерії підприємства. Підприємству необхідна бухгалтерія, щоб побачити недоліки в роботі і усунути їх. Звідси головне і, мабуть, єдине призначення бухгалтерії - відбивати фактичний (!) Стан справ підприємства.
Бухгалтерський облік - прикладна економічна дисципліна, що набуває в умовах перехідної економіки першорядне значення для підприємств усіх форм власності і розмірів - забезпечує реєстрацію, зберігання і обробку інформації про фінансово-господарської діяльності підприємства. В умовах економічної нестабільності і часту зміну нормативних актів держави, правил ведення бухгалтерського обліку професія бухгалтера стає все більш престижною, а його роль в управлінні підприємством - ключове. Складнощі цього часу змушують бухгалтерів постійно вдосконалювати кваліфікацію, відстежувати останні зміни і доповнення до чинних законів і враховувати їх у практичній діяльності. Бухгалтерський облік у таких умовах набагато менше формалізується, ніж при стабільній економічній ситуації, і від бухгалтера часом потрібно справжнє мистецтво, щоб, з одного боку, не загнати підприємство в кут з-за сплати податків, а з іншого - формально не порушити закон і уникнути штрафних санкцій.
Використання персональних комп'ютерів для автоматизації бухгалтерського обліку є важливою складовою частиною системи інформаційного забезпечення всієї діяльності підприємства. Сам по собі бухгалтерський облік складається з безлічі рутинних операцій, пов'язаних з багаторазовим виконанням одних і тих же арифметичних дій, підготовкою різноманітних за формою звітних та платіжних документів і перенесенням даних з одних документів до інших. Незважаючи на уявну простоту автоматизації бухгалтерської діяльності, не так-то легко отримати рішення, зручне для недосвідченого в застосуванні комп'ютерів людини. Крім того, певні труднощі представляє постійна зміна вимог, що висуваються до бухгалтерського обліку, що збільшує потребу в гнучких, швидко адаптуються до нових умов програмних комплексах.
Чим же можуть допомогти бухгалтеру комп'ютер? Безумовно, комп'ютерна програма не може замінити грамотного бухгалтера, але вона дозволить заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства та його перспективи. Крім того, автоматизовані системи бухгалтерського обліку здатні допомогти підготувати і зберегти в електронному вигляді первинні і звітні документи, а також бланки часто повторюваних форм (платіжні доручення, рахунки-фактури, прибуткові та видаткові ордери, авансові звіти та ін) з уже сформованими реквізитами підприємства .
Часто під бухгалтерією розуміють всі функції управління фінансами підприємства, в тому числі планування, прогнозування, розрахунок витрат і т. п., оскільки на невеликих підприємствах усі ці питання найчастіше перебувають у віданні одних і тих же людей. Коли ж розробляються засоби автоматизації, ці функції необхідно розрізняти. Не даремно в структурі управління великих підприємств існують крім бухгалтерії плановий, фінансовий, економічний, а іноді і договірний відділи.
Розглянемо процедуру відпуску товару зі складу. Один з основних циклів, що включає дану процедуру, складається з взаємопов'язаних операцій. До них відносяться:
1) виписка рахунку на цікавить покупця товар;
2) оплата цього рахунку клієнтом;
3) облік в бухгалтерії факту оплати;
4) виписка видаткової накладної на склад, де зберігається товар;
5) витрачання даного товару зі складу;
6) облік в бухгалтерії витраченого товару.
Спробуємо проаналізувати деякі ситуації вказаного циклу, з числа тих, які можуть призвести до ускладнень при використанні автоматизованої системи.
Розглянемо питання оплати рахунку. Якщо рахунок сплачено готівкою відразу після виписки, то його немає чого виписувати. Це звичайний продаж, скажімо, зі складу-магазину. Здавалося б, можна автоматично врахувати в бухгалтерії витрата цього товару зі складу. Але бувають ситуації, коли покупець, виписавши і сплативши товар, не забирає його зі складу протягом місяця. І, звичайно, допитливий бухгалтер відразу помітить, що можна автоматично формувати кредиторську заборгованість по товару і погашати її після повернення накладної зі складу. Поки ми розглядаємо ідеальний варіант, коли всі схеми проводок розроблені і налагоджені, це буде вірно. Однак введення додаткового циклу призведе до появи додаткових помилок в бухгалтерії, де їх і так буває достатньо.
Стандартної ситуацією відпуску товару зі складу є відпустку, точно відповідний виписаної накладної. Але хто з комерсантів не стикався з клієнтом, який у момент відпуску товару раптом змінив своє рішення? Бувають ситуації коли, прийшовши на склад однієї з торговельної фірми, клієнт побачить товар, який йому потрібніше, ніж той, який сплачений. Прохання провести заміну і прийняти доплату готівкою нерідко призводить співробітників фірми в заціпеніння. Як же це можна зробити, якщо вже виписаний рахунок, по ньому проводиться оплата і виписана накладна, яка врахована в бухгалтерії? Тільки старший менеджер або інший великий начальник, згнітивши серце, дозволить зробити заміну. Він подумки прокляне подібних клієнтів, які самі не знають, чого хочуть. Причиною цьому нерідко буває автоматизована система, в якій опинився реалізований тільки стандартний алгоритм відпустки, не допускає розгалуження.
В іншій фірмі така ж ситуація не викликає ніякого замішання. Клієнту відразу переписують рахунок з тим же номером, беруть доплату на підставі того ж рахунку і видають товар за новою видаткової накладної з тим же номером. Попередні документи знищуються. І це відбувається на фірмі немає ніякої системи автоматизації.
Чи говорять наведені приклади про те, що будь-яка автоматизація погана? Ні. Погана та автоматизація, яка обмежує людину в прийнятті ним рішення. Але це до слова.
Незважаючи на настільки тривалий опис процедури відпуску товару зі складу, ми не розглянули і десятої частини можливих стандартних і нестандартних ситуацій, пов'язаних з цією процедурою. Поки ми не прийшли до впровадження в господарську діяльність систем штучного інтелекту, доводиться констатувати, що більшість рішень по нестандартних ситуацій треба приймати людині.
При традиційному способі обліку на підприємстві бухгалтерія є його центром. У ній зосереджуються всі факти господарського життя в грошовому вираженні. Однак характеризують їх дані не присутні в чистому вигляді. Вони виділяються з безлічі документів, що обертаються на підприємстві. Більш того, в нашій країні кожна бухгалтерська операція повинна бути підтверджена документом, на підставі якого вона була виконана. Звернувши на це увагу, ми прийшли до висновку: поки той або інший документ про господарське життя підприємства буде виписуватися, як не автоматизує бухгалтерію-завжди залишиться проблема ручного введення документа. Звідси будуть помилки при введенні, неузгодженість інформаційних баз, порушення причинно-наслідкових зв'язків подій, грандіозні витрати часу на пошук помилки, викликаної втратою невведення документа, і т. д. Щоб цього уникнути, необхідно всі документи створювати в тому ж середовищі, де формуються довідки і звіти по них. Отже, ефективна автоматизація в організаційному управлінні можлива тільки тоді, коли вона здійснюється в єдиній системі.
Ця система повинна, в першу чергу, формувати базис всіх даних, якими оперують на підприємстві. Якщо всі документи на підприємстві будуть створюватися в єдиній електронній середовищі, то перша і найважливіша задача-облік - буде вирішена автоматично. Коли всі відомості, які можуть бути необхідними для різних довідок і звітів, знаходяться в єдиній базі даних, то завдання їх інтерпретації стає чисто технічної. Саме тому система, побудована на базисі вихідних даних, а не їх інтерпретацій у вигляді різноманітних склепінь і регістрів, стає відкритою, тобто здатною до розвитку. Приміром, у системі "ЛокОФФІС" у момент її створення було 750 полів (тобто атрибутів бази даних). У версії, яка зараз знаходиться на ринку, цих полів 1200. Скоро, за деякими припущеннями, у версії 2.0 база даних буде містити вже більше 1500 полів. При цьому для користувача системи перехід на нову версію "прозорий", так як йому не треба повторювати введення яких-небудь даних. Усі довідки, які він міг отримати в попередніх, він знайде і в нових версіях. Для адміністратора системи процедура переходу на нову версію полягає в експорті даних із старої бази та імпорті в нову.
Більшість програм бухгалтерського обліку реалізують ті чи інші алгоритми з набором вихідних форм, які до цих пір використовуються бухгалтерами підприємств, однак ці програми прискорюють їх працю, але не змінюють його характеру. Весь набір процедур, які бухгалтер робить при ручному обліку, доводиться здійснювати і при автоматизованому. Інакше і не може бути, якщо об'єктом автоматизації є тільки бухгалтерія. Проте багато видів обліку логічніше вести не з допомогою бухгалтерського запису, а в природному вигляді на місці виникнення врахованих фактів. Наприклад, якщо облік відпущеного зі складу товару вести на складі, а платежі за товар - у бухгалтерії, при цьому і відпущений товар, і платіж співвіднести з одержувачем товару, то відпадає необхідність у веденні аналітичного обліку по дебіторській заборгованості одержувача або кредиторської заборгованості перед одержувачем, але тільки в тому випадку, якщо дані про відпустку товару та платежі за нього доступні й актуальні.
Ясно, що такий спосіб обліку простіше і точніше. Але для його реалізації необхідно всі факти господарського життя підприємства поєднати в одній автоматизованій системі. Тоді дані будуть природним шляхом систематизуватися і накопичуватися в міру їх виникнення і ставати доступними для аналізу. Очевидним наслідком такого підходу є використання мережі комп'ютерів з єдиною схемою бази даних.
Комплексна і системна автоматизація
Основною проблемою, що визначає шлях розвитку автоматизації підприємства, є вибір об'єкта автоматизації.
Найпростіше, звичайно, придбати у різних фірм-розробників програми, що автоматизують ті чи інші сфери діяльності: бухоблік, роботу в торговому залі або на складі. Але в цьому випадку може виникнути ситуація, коли формати даних, використовувані в одній системі, не будуть сумісні з іншого, а виходить, одержати повну картину роботи підприємства виявиться досить важко. Звідси випливає, що придбання програм різних виробників не дозволить вирішити проблеми комплексної автоматизації.
У міру зростання числа партнерів, товарообігу, кількості складів або роздрібних магазинів і відстані від них до центрального офісу вимоги, що пред'являються до систем автоматизації управлінської діяльності, стають все більш жорсткими, вони включають в себе єдиний формат бази даних, повноту функціональних можливостей, необхідність отримання інформації або даних, актуальних на даний момент часу. Отже, постає питання про систему комплексної автоматизації діяльності, яка повинна забезпечити: • повноту і коректність даних; • гнучкість і настроюваність більшості параметрів, що відбивають специфіку діяльності конкретного підприємства; • високу надійність і швидкодію; • збереження інформації в базі даних і можливість її швидкого відновлення ; • можливість нарощування і модернізації системи. З'єднання складської, бухгалтерської та фінансової систем в єдиний комплекс є, на думку багатьох розробників, необхідною умовою для реалізації на підприємстві управлінського обліку в режимі реального часу.
При комплексній автоматизації підприємство оснащується набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких допомагає вирішенню тієї чи іншої задачі. АРМ має процедури ручного або напівавтоматичного (з дискет) введення вихідної інформації, автономно виконує її обробку без залучення інформації з інших АРМ. Результатом обробки є вихідний документ, який зберігається в базі даних АРМ або в приписаної йому області загальної бази даних. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ розірвані, що дає грунт для навмисних спотворень, зловживань, недбалості окремих осіб або звичайних помилок і вимагає додаткового контролю і дублювання інформації. У системі ж розрив будь-якої інформаційної ланцюжка сигналізує про аварію та локалізує її джерело. При системній автоматизації передбачається, що об'єктом виступає не окрема завдання, а підприємство в цілому або його частина, яка сама по собі утворює систему.
Є особливість у створенні систем автоматизації організаційного управління підприємством. Вона полягає у необхідності автоматизувати управління підприємством, впроваджуючи комп'ютерні засоби в існуючу систему управління на відміну від технологічних автоматизованих систем, які створюються одночасно з технологією виробництва. Ця особливість найбільш сильно проявляється при розробці саме СИСТЕМ. А оскільки системи автоматизації організаційного управління призначені для впровадження в існуючу систему управління підприємством, то ми доповнюємо цю назву терміном "інтегрована".
Системний підхід вимагає, щоб кожний об'єкт чи завдання розглядалися не самі по собі, а з урахуванням взаємозв'язків і взаємодії з навколишніми об'єктами і відповідними завданнями. При цьому вибір оточення залежить від цільової функції об'єкта, що автоматизується.
Документи, іманентні (тобто внутрішньо властиві) діяльності контори, будемо називати первинними. Внутрішні довідки, склепіння, реєстри, регістри - це похідні від первинних документів, супроводжуючих переміщення матеріальних цінностей і рух грошей. Є ще документи звітні, які по суті - ті ж довідки, але подаються в контрольні органи і тому стають документами. Назвемо їх (разом з довідками) вторинними. Різноманітні довідники, інструкції, положення і т. п. - нормативно-довідкова інформація. Тепер визначимо, що становить базис даних підприємства. Розуміючи під базисом основні, елементарні, незмінні в подальшому дані, що відображають факти діяльності підприємства, прийдемо до висновку, що його складають дані з первинних документів. Вторинні документи та довідки формуються на основі даних первинних документів, а нормативно-довідкова інформація не пов'язана з фактами діяльності підприємства. Тут необхідно підкреслити, що базис складають саме дані з документів, а не самі первинні документи.
Починаючи розробку системи автоматизації управління на підприємстві, необхідно визначити, що складає інформаційний зміст бази даних-основного системоутворюючого ланки в системі. Природно припустити, що основний зміст бази даних - це певний нами базис. Базис даних задає схему бази даних автоматизованої системи та її інформаційне наповнення.
Виникає питання: чи треба зберігати в базі даних інформацію із вторинних документів? В принципі в цьому немає необхідності, тому що ми можемо в будь-який момент отримати цю інформацію, інтерпретувавши по заданому алгоритму набір даних з первинних документів, але на практиці це буває корисно для прискорення роботи системи. Однак отримати будь-який вторинний документ ми можемо тільки в тому випадку, якщо нам буде одночасно доступний весь набір даних. Значить, в систему повинні бути введені всі дані.
База даних становить інформаційне ядро системи, яке найчастіше розміщується на одному комп'ютері - сервері локальної мережі. Але це не обов'язково. Перші системи створювалися з розподіленою базою даних, так як комп'ютери були дороги, на підприємствах їх було мало і виділяти комп'ютер для сервера вважалося розкішшю. Розподілена система зберігання даних до того ж підвищувала живучість самої системи шляхом застосування спеціальної схеми дублювання файлів даних на різних комп'ютерах. Зараз це стало неактуально, тому що ті ж цілі досягаються більш простими засобами.
Визначившись з базою даних, розглянемо питання про кількість і розміщення комп'ютерів. Природно, що використання єдиної бази даних вимагає комунікацій між усіма комп'ютерами і сервером. В даний час ці можливості надає локальна мережа. Хоча найбільш популярна локальна мережа Novell, при невеликому числі використовуваних комп'ютерів в ній особливих переваг перед більш дешевими мережами, наприклад LanSmart, LanTastic, D-Link, що використовують протокол мережевого обміну Netbios. Переваги Novell незаперечні, якщо в мережі більше 50 комп'ютерів, але в системах оргуправленія в конторах рідко використовується більше 25.
У міру розвитку підприємства може знадобитися включити в мережу більше комп'ютерів, ніж може обслужити сервер на базі персонального комп'ютера. Такі проблеми вже починають виникати перед деякими фірмами. Вихід з цієї ситуації очевидний - перехід на нову комп'ютерну платформу. Але це зробити непросто, якщо перехід зажадає зміни експлуатувалося програмного забезпечення і перенавчання персоналу. Зараз активно обговорюються питання мобільності програмного забезпечення. Проблема ця ненова. У якомусь сенсі нашій країні пощастило, що до останнього часу комп'ютери не були необхідним елементом у виробничому житті підприємств.
Тепер перейдемо до розміщення комп'ютерів. Очевидно, що кожен співробітник, відповідальний за створення первинного документа, повинен мати кошти для його створення. Звідси випливає вимога функціональної повноти програмно-технічних засобів системи. Кожен співробітник, який створює документ, повинен мати доступ до комп'ютера або терміналу.
Програмне наповнення системи також має охоплювати всі операції, в результаті яких з'являється документ. Це не означає, що система вимагає створення документів, які з якої-небудь причини на підприємстві не використовуються. Просто інформації, яка містилася б у цих документах, в базі даних не буде.
Автоматизація. Хто в ній зацікавлений, а хто ні?
Будь-яка технічна система є свого роду інструментом, яким управляє якийсь працівник, якому ця система служить. Автономне АРМ "Бухгалтерія" служить головному бухгалтеру, АРМ "Склад" - товарознавцю або комірнику, АРМ "Кадри" - кадровику, автоматизована система управління польотами - диспетчеру (саме він заводить літаки на посадку і дозволяє зліт, а не сама система це робить).
Не вдаючись глибоко в теорію, зазначимо, що автомат реалізує будь-які функції без участі людини, і тоді система, складена з них, - автоматична. Автоматизована ж система допомагає людині здійснювати його діяльність, надаючи набір функцій, реалізованих кінцевими автоматами. Набір кінцевих автоматів може бути зібраний в автоматизовану систему, яка налаштовується людиною на виконання певної послідовності дій для досягнення потрібного результату. Звести всі в один автомат (щоб, не думаючи, натиснути кнопку і отримати бажаний результат) не можна, тому що сьогодні людині треба зробити так, а завтра - інакше. В автоматизованій системі рішення приймає людина, виробляючи налаштування системи відповідно до прийнятого рішення, а інші функції реалізуються системою відповідно до цієї налаштуванням. Якщо налаштування зафіксувати, то система перетвориться на автоматичну. Наприклад, верстат з ЧПК після введення в нього програми обробки стає автоматом: тільки встановлюй заготовки, а деталь він виточив сам.
Припустимо, що керівництво підприємства оснастило програмно-технічними засобами кожного співробітника. Чого воно в цьому випадку домоглося? Співробітники стали працювати швидше, у них з'явився вільний час, який вони зможуть витратити на поглиблене вивчення своєї спеціальності. Таким чином, власник підприємства, зробивши інвестиції в засоби автоматизації, проявив турботу про співробітників. Це чудово, якщо така і була його мета. А якщо його мета - на більш високому рівні організувати трудовий процес, то він її не добився, тому що в організації праці на підприємстві мало що змінилося. Найчастіше так виходить тому, що керівництво, смутно представляючи мета автоматизації, передоручає її конкретизацію співробітникам. Цілі ж співробітників і керівництва можуть не збігатися.
Якщо всі АРМ кому-небудь служать, то кому служить автоматизована система управління підприємством? Якщо відповісти "всім", то це буде невірно. Служить, тобто допомагає реалізувати мету. Якщо цілі суб'єктів управління протилежні і система допомагає їх реалізувати, то це не система. Система автоматизації підприємства служить його директору, тобто головному особі, що приймає рішення. Йому доступна вся інформація, що зберігається або перебуває на опрацюванні в системі, а значить, підконтрольна вся діяльність підприємства. І бухгалтеру, і кадровику, і комірнику система допомагає виконувати розпорядження, які вони отримують від директора, але служить система директору.
Кожна людина яким-небудь чином організовує свою працю, тобто систематизує середу, в якій протікає його діяльність. І нерідко трапляється, що після звільнення працівника з підприємства ділянка його роботи якийсь час дезорганізований, так як він "забрав" з собою правила організації праці на своїй ділянці і правила сполучення з сусідніми ділянками. Раніше ці правила закріплювалися в посадових інструкціях. Тепер же, якщо праця персоналу організований незалежною від нього системою, то хто б і в який момент ні зайняв робоче місце, він змушений буде організовувати свою працю за технологією системи. Сама система припускає отримання того результату на виході, на який вона налаштована, тобто на конвеєрі для збірки автомобіля не можна зібрати паровоз.
Аналогічно йде справа і з автоматизацією на підприємстві. Тільки коли всі засоби автоматизації об'єднані в систему, підприємство стає автоматизованим, якщо ж на підприємстві впроваджуються засоби автоматизації на окремих ділянках, то постійно буде присутній проблема сполучення ручних та автоматизованих ділянок з притаманними цій ситуації недоліками: ручним введенням інформації, втратою даних і документів, несвоєчасної актуалізацією даних у базах і ін Один з найбільш істотних недоліків полягає в тому, що керівництво підприємства буде змушене приймати рішення на підставі неадекватної інформації, так як вона буде готуватися і інтерпретуватися персоналом. Інформація ж, що отримується від системи, буде надходити керівництву в тому вигляді, в якому вона в цей же момент доступна і персоналу. Впровадження автоматизованої системи управління на підприємстві вимагає певних зусиль з боку керівництва. Впровадження системи відбувається більш успішно тоді, коли ідея систематизації праці на підприємстві виходить від керівника. Якщо ж впровадження віддається "на відкуп" співробітникам, то використовується тільки те, що допомагає конкретному працівникові здійснювати свою діяльність, а те, що відповідає інтересам підприємства, ігнорується. Система виявляється розірваною і втрачає значну частину своїх переваг. Саме керівництво, будучи власником або особою, що представляє власника, в першу чергу матеріально зацікавлена у наведенні порядку на підприємстві і в системі обліку. Тому його зусилля не будуть марними.
Коли створюється замовна система повної автоматизації, то на першому етапі необхідно провести обстеження предметної області. Починається обстеження з опитування співробітників контори. Типова відповідь на прохання розповісти, в чому полягає робота того чи іншого працівника, виглядає приблизно так: пишу (або виписую, або складаю) папірці (документи, довідки тощо). Це означає, що людина у своїй роботі бачить тільки механічну її частину. Однак робота великого числа співробітників безпосередньо пов'язана з прийняттям рішень, звідки і виникають проблеми. З одного боку, бажання знайти програму, яка все зробить за людину ("синдром однієї кнопки"), викликане прагненням піти від прийняття рішень. Кожне прийняте рішення тягне за собою відповідальність за нього. З іншого боку, щоб прийняти рішення, треба щось знати і трошки думати. І ось ці-то три сумні необхідності - знати, думати і нести відповідальність - спонукають працівника шукати програму, яка візьме їх на себе. Зазвичай якщо людина знає область своєї діяльності, орієнтується в ситуації на підприємстві, то ухвалення рішення для нього не складає труднощів.
Як вже говорилося, системна автоматизація орієнтується на інтереси першої особи. Вона не передбачає звільнити від роботи всіх співробітників. Очевидно, що до створення офісу-автомата ще далеко. Але системна автоматизація служить передумовою для системної організації праці на підприємстві, в чому повинен бути зацікавлений у першу чергу керівник. Саме він той, для кого призначена системна автоматизація управління. Тому при розробці систем автоматизації має сенс віддавати перевагу інтересам підприємства, а не працівника. Інтереси підприємства вимагають повноти і коректності обліку, систематизації праці та розподілу відповідальності по технологічному ланцюжку управління. Для досягнення цього служать як "жива", так і автоматизована системи управління. Але тут виникає питання, яким чином поєднати ці дві системи.
Проблема впровадження автоматизованої системи
Одна з неминучих проблем, що постають перед підприємством при переході на автоматизовані засоби управління, - впровадження.
Проблеми впровадження виникають тоді, коли персонал змушений застосовувати засоби автоматизації для виконання основної роботи. На відміну від допоміжних засобів (назвемо їх інструментальними), рішення про використання яких приймається персоналом, гарматні кошти повинні впроваджуватися незалежно від бажання персоналу. У всякому разі, впровадження гарматних засобів тягне за собою деяку зміну технології, необхідність навчання і налагодження взаємодії персоналу в нових умовах.
Аналогічна ситуація виникає в конторі при використанні програмних засобів автоматизації організаційного управління.
В даний час важко знайти програми, які підходили б під визначення чисто допоміжних. Практично всі вони (в першу чергу я маю на увазі ринок бухгалтерських програм) мають властивості гарматного, тобто включаються в процеси людської діяльності, а тому припускають впровадження.
Якщо впроваджується невелике автономне АРМ, проблема впровадження невелика. При впровадженні комплексу програм проблема стає ширше, проте це суттєво не зачіпає структуру підприємства.
У разі запровадження автоматизованої системи відбуваються якісні зміни. Мало навчитися користуватися наданими засобами, потрібно зрозуміти, в яких місцях технологічного процесу зазначені кошти здатні замінити працю людини, а в яких вони відіграють допоміжну роль.
Системи автоматизації організаційного управління завжди включаються в існуючу структуру управління, тому не можна розраховувати на оптимальний розподіл людських і машинних функцій у получившейся системі без докладання додаткових зусиль. Доводиться долати опір персоналу, якому необхідно не тільки освоювати новий засіб, а й виробляти нові технологічні прийоми праці. Тому для досягнення бажаного результату слід враховувати психологічну готовність і керівництва, і персоналу підприємства провести необхідне перетворення структури.
Засоби системної автоматизації будуть життєздатні, якщо забезпечать можливість плавного переходу від сформованої технології до модернізованої. Такий перехід передбачає, що ці кошти на перших порах будуть грати роль допоміжних (наприклад, вони повинні давати можливість швидко друкувати накладні, платіжки і рахунки і вести їх облік). Будь-яка людина швидко освоює ті кошти, які допомагають або звільняють його від необхідності виконувати нескладну, але рутинну роботу. У міру освоєння простих операцій стануть видні способи виконання більш складних операцій на базі засобів автоматизації.
Такі прості на перший погляд рекомендації реалізувати тим складніше, чим більшу предметну область охоплюють засоби автоматизації. Спокуса створити замкнуту автоматизовану систему повинен стримуватися міркуваннями впровадження, адже таку систему можна запровадити лише цілком. Для реалізації поступового переходу до використання засобів автоматизації їх слід впроваджувати у технологічні процеси, а не оснащувати випадкові ділянки автономними засобами.
Проблема впровадження настільки широка й різноманітна, що заслуговує стати темою окремої розмови.
Прикладна і інструментальна системи
Підбираючи систему автоматизації для підприємства, корисно враховувати ще один аспект, притаманний у тій чи іншій мірі більшості засобів автоматизації: ступінь инструментальности пропонованої системи. Треба відзначити, що Прикладна система здійснює ті функції, які в заданих обставинах виконував би людина, а Інструментальна система дає можливість виконати необхідні в роботі функції, якщо буде проведено налаштування на дані обставини.
Усі програми, розроблені для автоматизації організаційного управління, розрізняються за ступенем инструментальности. Цікаве питання: що змушує розробників закласти в програму той чи інший набір параметрів, що настроюються?
Кожен розробник, приступаючи до реалізації програми, має на неї замовлення. Це може бути формально певне замовлення у вигляді технічного завдання від конкретного замовника або неформальний, який визначає для себе розробник на підставі власних уявлень про необхідної програмі. У більшості випадків розроблювач орієнтується на уявного користувача, і від того, яким він його представляє, залежить як ступінь налаштування, яку він закладає в програму, так і спосіб, яким користувач буде її виробляти. На ринку бухгалтерських програм представлені як розраховані на бухгалтерів, незнайомих з комп'ютером, так і написані для програмістів, які волею долі стали бухгалтерами.
Складніше аналізувати підхід, який використовують розробники при визначенні діапазону настройки. Можна припустити, що він залежить від прогнозу можливих змін параметра настройки. Більшість розробників інтуїтивно визначають параметри прогнозу. Чим ширше охоплення предметної області, тим більше налаштувань передбачає розробник, щоб зберегти застосовність своєї програми. Найбільш яскраво це виявляється в популярних ринкових продуктах. Розробники Windows включили у свій продукт всі відомі їм драйвери покажчиків, принтерів, моніторів і тому подібне і, крім того, дали можливість приєднати інші, їм невідомі. Розробники бухгалтерського пакету "Scala", який використовується в 55 країнах, надають користувачам можливість налаштувати його на будь-яку методику ведення обліку в будь-якій з 18 валют на будь-якому з 33 мов. І подібні приклади можна продовжити.
Як тільки розробники дізнаються про відсутність у їхній програмі необхідної настройки, вони намагаються її включити. Однак підвищують вони можливість застосування свого продукту? Здавалося б, так. Насправді ми тут стикаємося з горезвісним переходом кількості в якість. Ввівши численні настройки, тобто підвищивши інструментальність свого продукту, розробники дали можливість застосовувати його більшому числу користувачів. Але одночасно вони підвищили рівень вимог до знань користувачів, а отже, зменшили кількість потенційних користувачів. У межі це число прямує до числа самих розробників, коли, крім них самих, ніхто не зможе застосовувати їх продукт. З такої ситуації вихід зазвичай знаходять у спеціальному навчанні користувачів або попередньому налаштуванні для них універсального продукту. Але й це не панацея, оскільки навчений співробітник може піти з підприємства, а зміна зовнішніх умов вимагатиме провести перенастроювання.
Існують об'єктивні фактори, що впливають на застосовність засобів автоматизації та належні ступеня їх инструментальности. Вводячи настройки і вибираючи метод управління ними, розробник припускає можливості того, хто буде використовувати його продукт. При цьому, природно, не може бути винайдено такий спосіб, який буде максимально зручний для всіх користувачів незалежно від освіти, спеціальності, властивостей характеру і т. п. Тому важливо, вибираючи систему, звертати увагу на діапазон і спосіб настройки засобів автоматизації.
Програмні засоби для створення автоматизованих систем
У даному розділі обговоримо питання про те, які кошти розробки доцільно використовувати для створення автоматизованої системи управління підприємством. Відразу треба зазначити, що до цього питання не можна підійти однозначно і перш ніж вибрати засіб розробки, слід визначити її мету. Що треба створити: замовну унікальну систему або програмний продукт для ринку? Чи буде це прикладна програм або інструментальна система? Який передбачається термін життя програми? Чи доведеться її супроводжувати (тобто вносити зміни до неї за бажанням замовника) або тільки виправляти помилки? Є ще багато питань, відповідь на які в якійсь мірі впливає на вибір засобів.
Якщо створюється унікальна система на замовлення, то важливо зрозуміти, протягом якого часу вона буде використовуватися і з якою інтенсивністю. Наприклад, коли у нас, як гриби після дощу, почали з'являтися біржі, то їм потрібна система обробки біржової інформації якомога раніше. Хай вона працює повільно, але все ж таки швидше, ніж людина. Нехай вона робить помилки, але все ж таки менше, ніж людина. Значить, таку систему слід створювати "на чому легше". Багато хто в той час прогнозували - і не помилилися, що більшості бірж відпущено півтора-два роки. Приблизно стільки займає розробка серйозного системи. Хто б нею користувався сьогодні? Зараз схожа ситуація спостерігається з банками, завтра та ж доля чекає інвестиційні фонди, післязавтра настане черга страхових товариств і т. п.
Тенденції такого розвитку видно багатьом. Тому з'явилися фірми, які називають "фірмами швидкого реагування". Вони швидко осягають сенс насущних завдань і створюють програми на злобу дня. Безумовно, таким фірмам потрібні програмні засоби, на яких можна просто і швидко створювати прикладні програми. Аналогічні завдання стоять перед програмістами на підприємствах. Їм треба якомога швидше розробити програму, що відповідає поточним потребам. Власне, для таких завдань і створюються інтегровані пакети типу MS Access, Clarion або Fox Pro.
Інші завдання стоять перед розробниками ринкових продуктів або продуктів тривалого застосування. Якщо фірма бере на себе зобов'язання перед покупцем, вона не може дозволити з'явитися на ринку ненадійному, або занадто повільного, або незручному у використанні продукту. Тому для створення хороших ринкових продуктів вибираються засоби, що дозволяють робити їх швидкими, надійними і зручними. Тут збільшені витрати часу на розробку окупаються наступним безпроблемним збутом. Загальновідомо, що максимальна індивідуальність, продуктивність і гнучкість програм досягаються на мовних засобах розробки так званого низького рівня. Але пропорційно досягається результату зростає кількість праці, що вкладається в розробку. Не кожна фірма може дозволити собі значні інвестиції, якщо у неї немає впевненості, що отриманий результат їх окупить. Тому нові ідеї найчастіше відпрацьовуються на інтегрованих засобах і після їх перевірки переводяться на низькорівневі.
Слід зазначити, що для ефективної роботи системи автоматизації діяльності підприємства повинні базуватися на передових технологіях. Можна з упевненістю сказати, що найбільш поширеним на сьогоднішній день рішенням у цьому випадку є застосування технології клієнт-сервер. Про це свідчить і велика кількість представлених на ринку продуктів.
Вибір СУБД при побудові системи автоматизації багато в чому визначає такі її параметри, як продуктивність, масштабованість, захищеність і надійність. Всі СУБД, які використовуються в системах автоматизації, можна розділити на дві групи: що працюють за технологією файл-сервер і за технологією клієнт-сервер.
Файл-серверна система має такі недоліки: • велике навантаження на мережу і підвищені вимоги до її пропускної спроможності (при великій кількості користувачів і значних обсягах оброблюваної інформації недотримання цих вимог може призвести до непрацездатності системи); • підвищені вимоги до ПК з огляду на те, що обробляються дані на робочому місці користувача; • неможливість одночасної роботи з даними; • неможливість дотримання безпеки даних.
Клієнт-серверна технологія практично від усіх перерахованих недоліків вільна, в першу чергу завдяки тому, що тут вся обробка перенесена на сервер баз даних, а на робочому місці користувача тільки формуються запити і відображаються результати. Вибір конкретної СУБД визначається багатьма параметрами, серед яких можна назвати надійність і стійкість, швидкодія, наявність засобів розробки додатків, сумісність з іншими платформами і ОС, підтримка компанії-виробника.
Серед розробників систем автоматизації діяльності підприємств найбільш популярні СУБД Oracle і Microsoft SQL Server, InterBase і деякі інші. Слід також зазначити, що останнім часом стали з'являтися системи комплексної автоматизації з останніми версіями СУБД - "1С: Підприємство 7.7", "БОС-Компанія" ("АйТі"), "Віртуоз 1.3" ("Міратех"), "Перевезення" ( SoftLogistic), "Фоліо-WinСклад" версії 7.0 на базі MS SQL Server 7.0, "Ланда" ("Ланда-Софт") на базі InterBase, "Монополія" ("Формоза-Софт") на базі Oracle 8.0.
Зазначимо, що вибір засобів розробки - це тема, про яку можна говорити дуже довго, як, втім, і про інших питаннях, тільки злегка нами позначених.
Поради керівнику зі створення автоматизованої системи управління
Наближаючись до кінця нашої розмови, наведемо кілька порад про те, як уникнути основних неприємностей на великотрудному шляху створення автоматизованої системи.
1. Зберіть попередню інформацію. На жаль, у Росії практично немає видань, які "від чистого серця, простими словами" пояснили б вам, що робити при вирішенні назрілих інформаційних проблем. Постарайтеся дізнатися, чи не діє де-небудь система, схожа на ту, про яку ви мрієте. Зв'яжіться з людьми, які з нею працюють: вони напевно розкажуть що-небудь повчальне.
2. Не зв'язуйтеся з "комп'ютерними хлопчиками". Скільки організацій постраждали від того, що діти або родичі співробітників вміли програмувати! Скільки нежізнеспособньк локальних мереж, "косих" баз даних ... Спокуса велика: нерідко ці люди просять за роботу гроші, тому що ваш проект розглядають як базу для експериментів. Але ж вам-то потрібна працездатна система. А в них немає досвіду, а головне - відповідальності навіть перед самими собою.
3. Постарайтеся чітко сформулювати завдання. Хоча це дуже складно! У програмістів побутує приказка: "Треба дати користувачеві не те, що він хоче, а те, що йому потрібно". Скласти грамотне технічне завдання (ТЗ), яке не доведеться потім модифіковані, практично неможливо. Постарайтеся закріпити за собою в договорі права на деякі зміни в ТЗ у процесі проектування. Обговоріть як мінімум піврічний режим супроводу готової системи - краще доплатити за це, ніж влаштовувати нові переговори з виконавцем щодо неминучих дрібних правок.
4. Проведіть розвідувальну операцію. Не полінуйтеся дізнатися, де і які проекти виконала фірма, з якою ви збираєтеся укладати контракт. Знайдіть знайомих і дізнайтеся, яка у них склалося враження про виконавців. Не будьте занадто строгі - невдачі нерідко трапляються і з вини замовників. Головна мета - зрозуміти, як виконавець ставиться до роботи (якщо у виконавця немає совісті, ніхто не змусить його зробити роботу якісно та вчасно). На чужому прикладі спробуйте відчути головну проблему - відсутність людей, реально зацікавлених у використанні системи (ідею керівництва виконавці можуть всіляко саботувати). Щоб цього не сталося, потрібна серйозна підготовча робота. Необхідно проаналізувати потреби кожного, хто за службовим обов'язком буде користуватися системою, і постаратися догодити всім у рамках основної задачі.
5. Будьте обережні з "системними інтеграторами". У всьому світі це словосполучення зараз дуже модно. Воно означає, що фірма-виконавець бере на себе все - від попереднього дослідження і постановки задачі до поставки техніки та здачі системи. Тільки лінивий не називає себе "системним інтегратором", однак реально таких фірм небагато. А як же інші? Задумайтеся, що вигідніше: продати вам велику партію техніки або рік-другий возитися з вашими проблемами і капризами? Здогадалися? Якщо у вас в штаті немає людини, яка здатна проаналізувати можливості тієї чи іншої фірми, не пошкодуйте грошей, запросіть незалежного експерта з боку. Він не буде ризикувати репутацією і зробить все, щоб проконтролювати проект на кожному етапі. І ще - при купівлі техніки не нехтуйте організацією відкритого тендеру. Слухаючи, як перемовляються представники різних фірм, ви дізнаєтеся про свої проблеми багато цікавого. Крім того, це гарна можливість збити ціну і продовжити гарантійні зобов'язання.
6. Готуйте кадри для обслуговування. Постарайтеся включити ваших фахівців, які будуть обслуговувати систему, в команду її творців. Це дасть їм можливість заздалегідь зорієнтуватися, задати основну частину питань виконавця до здачі проекту. Краще, якщо вони таки будуть навчати інших ваших співробітників. Включіть в договір пункт про підготовку експлуатаційної документації - хоча б простих інструкцій. Інакше догляд будь-якого фахівця може завдати удару по експлуатації системи.
7. Забезпечте максимальну незалежність. Це означає не тільки документації системи та експлуатацію без залучення виконавця, але і можливість подальшої модифікації. Простежте, щоб ваші дані зберігалися не в екзотичних, а в стандартних, загальноприйнятих форматах, що використовується програмне забезпечення було по можливості не "самопальним", а фірмовим, адаптованим до вашого завдання. Це дасть вам можливість через кілька років (а час летить швидко!) Оновити систему з урахуванням нових вимог. Система повинна бути побудована так, щоб модифікувати її могли не тільки автори!
Висновок
Очевидно, що ні в Росії, ні в світі ще не існує абсолютно досконалої технології і повністю функціональної системи для автоматизації управління підприємством. Однак не потрібно чекати дива: з тими програмами, які вже є, можна і потрібно працювати, так як це все одно ефективніше ручного обліку. Вибір системи - дійсно складна і неоднозначна завдання. Тут варто врахувати все: ціну і функціональність, спосіб поставки та якість сервісного обслуговування. Але головне при виборі - солідність і надійність фірми-розробника. Імовірність розорення і відходу з ринку великих компаній істотно менше, ніж дрібних, що перебиваються від замовлення до замовлення фірм. Висновок з цього простий: ставте на лідерів.
Здійснюючи трудову операцію, людина відповідає сама собі на питання: яким має бути результат цієї операції і як його отримати? Сама трудова діяльність, її результати є відповіддю на всі питання. Від того, наскільки вірними знаннями про предмет його діяльності володіє людина і наскільки він враховує обставини вчинення трудової операції, залежить його успіх. Якщо знання з якоюсь мірою об'єктивності можуть бути представлені в машинному вигляді, то алгоритмізувати облік обставин вчинення трудової операції ще довгий час комп'ютера буде не під силу. Тому марні надії деякої частини користувачів на створення програми, яка позбавить їх від трьох сумних необхідностей. Коли користувач купує засоби автоматизації, не знаючи, як і чому здійснюються в них ті чи інші операції, він постійно перебуватиме в подиві: чому комп'ютер видав той, а не інший результат і як він це зробив? Вихід у працівника тільки один: знати, думати і відповідати треба самому, а комп'ютер - це тільки помічник і не більше!
Список літератури
Аглицьких І.С. «Автоматизація обліку в Росії: міфи і реальність», Бухгалтер і комп'ютер 2'98;
Проскурін С.П.: «Десять запитань на тему автоматизації», Бухгалтер і комп'ютер 0'98;
Роговцев А. «Клієнт-серверні технології в системах автоматизації торгівлі», PSWeek 27 вересня 1999 р;
Скакун Ю. «Особливості автоматизації в Росії», Компьютерра;
Шарова А.Л. «Як не стати жертвою інформаційних технологій», Бухгалтер і комп'ютер 0'98.
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.ed.vseved.ru/